Pubblicato il 20 Settembre 2016
Soluzione per la compliance HSE
L’adozione di sistemi di gestione OHSAS 18001 e ISO 14001 in ambito sicurezza e ambiente, e l’adozione di modelli organizzativi di cui alla legge 231/2001 richiede all’organizzazione di dotarsi di procedure per identificare quali sono i requisiti di legge applicabili in ambito HSE, determinare come questi requisiti si applicano ai prodotti e servizi dell’organizzazione e soprattutto mantenere aggiornate queste informazioni nel tempo. In pratica mantenere la compliance con la normativa applicabile.
I requisiti di legge applicabili oltre che essere mantenuti aggiornati, richiedono una analisi di impatto sull’organizzazione per vedere quali enti/uffici possono essere soggetti a modifiche.
Normalmente questo tipo di attività è una di quelle che maggiormente mettono sotto pressione gli uffici HSE e costituisce una parte rilevante del lavoro necessario per l’implementazione di un sistema di gestione/modello 231.
Per società di consulenza e consulenti che gestiscono come RSPP più clienti, la gestione della “compliance” HSE è particolarmente onerosa. Ogni singola azienda può essere soggetta da un minimo di qualche decina ad alcune centinaia di requisiti applicabili che saranno poi verificati periodicamente dagli enti di certificazione.
Si tratta infatti non solo di essere aggiornati di tutte le modifiche in ambito normativo (a livello Europeo, Italiano, locale, tecnico ecc), ma soprattutto nell’infinito mare dei cambiamenti normativi e tecnici, identificare quelle modifiche che sono di interesse per lo specifico sito produttivo del cliente.
La gestione delle scadenze dei diversi clienti viene spesso con fogli elettronici come excel. Questo approccio molto semplice non consente di essere tempestivamente informati dell’approssimarsi di una scadenza.
Può capitare che presi da altri impegni ci si dimentichi di una scadenza importante per un determinato cliente il che determina una prestazione tecnica scadente che può mettere a rischio di sanzioni, anche penali il cliente.
Per una gestione efficace della compliance HSE Lisa Servizi mette a disposizione due strumenti coordinati tra loro:
A-una tabella degli adempimenti HSE in excel, da utilizzare come checklist di riferimento. La tabella fa parte del modello integrato 18001 e 14001 Easygest Safety, realizzato con il co finanziamento dell’Agenzia Europea di Bilbao e si compone di circa 300 righe di adempimenti di cui verificare la compliance su un sito produttivo
B-un software professionale per la gestione delle problematiche HSE in cloud denominato ESR (Easy Safety Reminder) . Tra le molte funzioni presenti in ESR, segnaliamo la gestione dei file e delle scadenze degli adempimenti HSE.
In ESR è possibile:
- importare facilmente una tabella excel in modo da non perdere il lavoro già fatto (in pratica si può importare la tabella adempimenti di Easygest Safety di cui al punto A)
-associare ad ogni singolo adempimento HSE (cioè ad una “riga” di foglio elettronico) fino ad un paio di mail di destinatari a cui inviare gli avvisi di scadenza. Perché fino a due mail ? Perché possiamo avvisare contemporaneamente un responsabile della funzione specifica e un RSPP o consulente esterno.
-raggruppare gli adempimenti in categorie per una più facile lettura e gestione mediante filtraggio (creando ad esempio gli adempimenti antincendio, o impianti elettrici, emissioni in atmosfera oppure valutazioni di rischio specifico)
-associare per ogni singolo adempimento dei file (ad esempio il CPI originale e tutti i rinnovi successivi fino a quello attuale che avrà una data di scadenza), da poter recuperare dal cloud ogni volta necessario.
-ricevere fino a 3 preavvisi di una determinata scadenza (ad esempio a 3 mesi, a un mese e 15 gg prima) inviati via mail
Per identificare gli adempimenti HSE applicabili e mantenere nel tempo la compliance Lisa Servizi può fornire un contratto di servizio specifico.
Il software ESR è stato concepito per aiutare aziende, professionisti, RSPP, associazioni di categoria a tenere sotto controllo non solo gli adempimenti HSE, ma anche la formazione, i DPI e la sorveglianza sanitaria.
Essendo una applicazione in cloud non è prevista installazione, ma un canone di licenza annuale il cui costo è definito in funzione del numero di lavoratori gestiti.
ESR si può provare gratuitamente.
Maggiori informazioni, costi e richieste di attivazione della demo sono disponibili nel sito:
www.easysafetyreminder.com
