Scadenze e sicurezza - Lisa Servizi

Pubblicato il 09 Aprile 2020

Scadenze e sicurezza

Scadenze e sicurezza

Vi racconto un caso reale sulla gestione delle scadenze in ambito sicurezza.

Una multinazionale che seguo come RSPP, gestiva la formazione dei propri dipendenti (circa 350) con un foglio excel. Essendo la filiale italiana diventata grande con il tempo, lo strumento della tabella excel utilizzato sin dai primi tempi si era perpetuato negli anni, e ad ogni domanda rivolta all’ufficio Risorse umane (che si occupava di gestire la formazione) in merito ai corsi, la risposta era: “si tutto sotto controllo!

Andò tutto bene fino al primo audit, dove si trovarono alcuni corsi scaduti degli addetti al primo soccorso; e si “intuì” anche il problema poteva essere più grosso, perché i dati dell’excel e i documenti rintracciabili in archivio non collimavano. Come RSPP proposi di utilizzare un software sviluppato ad-hoc per la gestione delle scadenze della sicurezza: formazione, adempimenti, consegna DPI e sorveglianza sanitaria, il nostro Easy Safety Reminder (ESR) per intenderci.

Dopo non poche resistenze interne al “cambiamento”, si partì con ESR e si decise di iniziare con la gestione della formazione.  

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Passato il primo periodo di configurazione e caricamento dei dati, ricevetti questa telefonata: ”…come è possibile!!! il software non funziona, segna tutto rosso, sembra che non abbiamo fatto nulla!”

Proprio nulla non era, diciamo che si erano persi  per strada dei pezzi. E’ inutile dire che ESR funzionava benissimo, aveva solo reso evidente che la risposta “si tutto sotto controllo!” era solo una pia illusione; illusione che sarebbe anche potuta costare assai cara.

Scadenze e sicurezza. Quanta burocrazia

La morale che possiamo trarre da questa esperienza è che, ormai da quasi 10 anni, si è visto come una parte ingente della gestione della sicurezza sia costituita da un tedioso lavoro amministrativo  che consiste nel rincorrere denunce agli enti, dichiarazione, autorizzazioni, attestati di formazione e le relative scadenze. Da sottolineare che più sono le sedi o i dipendenti, più il problema esplode esponenzialmente.

Il metodo classicamente utilizzato, il foglio di calcolo,  con la presunzione di avere tutto sotto controllo,  non funziona:

  • Perché possono cancellarsi le formule e non funziona più
  • Perché si fa difficoltà, su maxi tabelloni, a trovare i dati o a insere i dati e aggiornarli
  • Perché non può essere utilizzato per archiviare i documenti.
  • Perché se ci lavorano più persone, qualche cosa di strano capita sempre
  • Perché, ed è la cosa più “strana”, per accorgersi che qualcosa sta scadendo: comporta il fatto che qualcuno si prenda il disturbo di aprire il foglio di calcolo e controllarlo

Quello che serve è un software che permetta di gestire le scadenze della sicurezza in modo professionale e sicuro, e che permetta di avere in automatico degli allarmi quando qualcosa sta scappando di mano.

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Maggiori informazioni tecniche si possono trovare nel sito www.easysafetyreminder.com

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